Firmenfeiern scheitern an Terminen, nicht an Ideen. Dezember ist im Oktober ausgebucht, Caterer brauchen Vorlauf, und am Abend selbst braucht jemand eine Handynummer. Der Zeitplan rückwärts.
Vier Monate vorher: Datum und Raum
Datum festlegen, zwei Ausweichtermine notieren, Raum anfragen. Für Weihnachtsfeiern gilt: September oder Oktober anfragen. Klären: Abendnutzung bis wann, Stellplätze, Bühne, Bar, Musik.
Drei Monate vorher: Catering und Ablauf
Gästezahl schätzen, Buffet oder Menü, Getränke, Sonderwünsche. Ablauf skizzieren: Empfang, Ansprache, Essen, Programm. Fragen Sie, ob der Anbieter Caterer nennt oder eigenes Catering erlaubt.
Vier Wochen vorher: Einladung und Technik
Einladung mit Anfahrt und Parkplätzen, Rückmeldung bis zwei Wochen vorher. Technik: Mikrofon, Musikanlage, Beamer für den Jahresrückblick. Was da ist, was Sie mitbringen.
Eine Woche vorher: Zahlen und Namen
Endgültige Gästezahl an den Caterer, Namensliste an den Empfang, Ansprechpartner mit Handynummer auf beiden Seiten.
Am Abend
Jemand vom Haus ist da, nicht eine Zentrale. Der Aufbau steht, die Bar ist besetzt, die Beschilderung hängt. Sie müssen nur noch ankommen.
Bei uns
Eventfläche Hazel in Nord: Halle mit Bar, Bühne und Tischen, 1.000 € je Veranstaltungstag, netto. Catering nach Wunsch, 40 Stellplätze vor dem Haus, Standortleitung als Ansprechpartner am Abend. Gesamtangebot mit Einzelpositionen, Rechnung danach.
Fragen, die Sie stellen sollten
- Bis wann darf gefeiert werden?
- Wie viele Gäste passen in welcher Aufstellung?
- Was kostet der Aufbautag?
- Wer räumt auf?